• Name / Bemerkung
  
  Vergeben Sie für Ihren Auftrag einen möglichst eindeutigen Namen. Unter diesem Namen wird Ihr Auftrag später in den Tabellen für „offene“ oder „abgeschlossene Aufträge“ und in den downloadbaren sowie bei per Mail versendeten Auftrag-Reports angezeigt. (eine Bemerkung ist optional)
• Personalisierung (nur Massen-Fax)
  
  Über die Auswahl „nein“ oder „ja“ wird die Variante des zu erstellenden Auftrags und die Unterscheidungen im weiteren Erstellungsprozess festgelegt.
  

  nein:	„normales Massen-Fax“	(gleiche Vorlage an viele Fax-Empfänger)	(siehe hierzu auch: 2.1)
  ja:	„Personalisierte Fax-Serie“	(individuelle Fax-Vorlage pro Fax-Empfänger)	(siehe hierzu auch: 2.2)

• Auflösung
  
  Über die Auswahl „fein“ oder „normal“ wird die Bildauflösung definiert, mit der das Fax übertragen wird.
  
  Im Modus "fein" wird das Fax erheblich lesbarer übertragen, jedoch steigt damit auch die zu übertragende Datenmenge und in Folge die Übertragungszeit.
• Startzeitpunkt
  
  Über die Auswahl „sofort“, „preiswert“ oder „Termin“ wird der Zeitpunkt der Auftrag-Verarbeitung festgelegt.
  

  sofort:	Die Auftrag-Verarbeitung startet sofort nach Bestellabschluß des Auftrags
  preiswert:	Die Auftrag-Verarbeitung startet erst im Zeitraum der günstigeren Tarif-Nebenzeit
  Termin:	Ermöglicht die Angabe eines individuellen Zeitpunkts, ab dem die Auftrag-Verarbeitung startet.

• Termin
  
  Wird nur angezeigt, wenn zuvor unter Zeitpunkt die Auswahl „Termin“ getroffen wurde und ermöglicht einen individuellen Zeitpunkt festzulegen, an dem die Auftrags-Verarbeitung starten soll. Der Zeitpunkt darf maximal 14 Tage in der Zukunft liegen
• Sendezeiten
  
  Über die Auswahl „beachten“ oder „ignorieren“ wird festgelegt, ob die über Einstellungen ggf. aktivierten Sendezeiten-Einschränkungen für diesen Auftrag beachtet werden sollen. (siehe hierzu auch: 3.5.2 Einstellungen)
• Freigabeart
  
  Über die Auswahl „direkt“, „manuell“ oder „manuell nach Vorschau“ wird die Art der Freigabe bzw. Verarbeitung eines Auftrags nach Abschluss der Bestellung festgelegt.
  • "direkt"
    
    Nach Erteilung des Auftrags, wird dieser direkt zur Verarbeitung freigegeben.
  • "manuell"
    
    Nach Erteilung des Auftrags, wartet dieser auf eine manuelle Benutzer-Freigabe.
  • "manuell mit Vorschau"
    
    Mit Erteilung des Auftrags, wird dieser gesplittet: (nur Bereich Massen-Fax - siehe hierzu auch: 4.2 Vorschau-Fax erstellen)
    • ...in einen zur sofortigen Versendung freigegebenen Vorschau- und
    • ...einen manuell vom Benutzer freizugebenden Haupt-Auftrag.
  Eine manuelle Freigabe von Aufträgen können Sie innerhalb der Funktionsbereiche „Einzel-Fax oder Massen-Fax » Offen“ oder für Benutzer mit Admin-Rechten auch im Bereich „Dashboard » Einzel-Fax oder Massen-Fax“ durchführen. (siehe hierzu auch: 5.4 Freigabe von Fax-Aufträgen).

• Die Formularseite wird nur zur Ansicht gebracht, wenn zuvor unter „Allgemein“ bei dem Parameter „Personalisierung“ der Wert „Ja“ gewählt wurde und stellt die unter dem aktuellen Benutzer-Kontext gespeicherten Fax-Serie-Vorlagen zur Auswahl bereit.
• Eine Fax-Serie-Vorlage dient als Container für Fax-Dokumente, die auf eine beliebig große Anzahl von Fax-Empfänger individuell abgestimmt wurde. Zur Adressierung der einzelnen Empfänger beinhaltet der Container auch eine Fax-Adressen-Liste, in der die Dokumente mit den jeweiligen Adressen verknüpft sind.
• In der ersten Tabellenansicht „Fax-Serie-Vorlagen“, werden die allgemeinen Vorlage-Informationen dargestellt. Die Zuordnung einer Vorlage zu einem Auftrag erfolgt durch Anhaken des in der jeweiligen Tabellenzeile zuvorderst stehendem Markierungs-feldes. Nach Auswahl einer Tabellenzeile werden in der darunter folgenden Tabellen-ansicht die Details der zuvor ausgewählten Vorlage angezeigt. (siehe hierzu auch: 5.1 Tabellenansichten allgemein)
• Sollte die gewünschte Vorlage noch nicht zur Auswahl bereitstehen, so ist dieses zunächst über eine eigenständige Windows Applikation (siehe hierzu auch: 4.4 Serien-Brief-Konverter) zu erstellen und anschließend in das SpeedFax-Portal hochzuladen. Zum Hochladen Ihrer Vorlage klicken Sie auf den Button „Neue Vorlage hochladen“, rechts oberhalb der ersten Tabelle (siehe hierzu auch: 5.2 Dokumente hochladen).
• Die Pflege bzw. Administrierung der Vorlagen kann auch im Funktionsbereich „Administration » Vorlagen » Fax-Serie“ durchgeführt werden. (siehe hierzu auch: 3.5.1.1 Fax-Serie)

• Die Formularseite wird nur zur Ansicht gebracht, wenn zuvor unter „Allgemein“ bei dem Parameter „Personalisierung“ der Wert „Nein“ (Standard) gewählt wurde und stellt die unter dem aktuellen Benutzer-Kontext gespeicherten Fax-Vorlagen zur Auswahl bereit.
• In der ersten Tabellenansicht „Fax-Vorlagen“, werden die allgemeinen Vorlage-Informationen dargestellt. Die Zuordnung einer Vorlage zu einem Auftrag erfolgt durch Anhaken der in der jeweiligen Tabellenzeile zuvorderst stehendem Markierungsfeldes. Nach Auswahl einer Tabellenzeile werden in der darunter folgenden Tabellenansicht die Details der zuvor ausgewählten Vorlage angezeigt. (siehe hierzu auch: 5.1 Tabellenansichten allgemein) Durch anhaken mehrerer Dokumente, werden diese in der Reihenfolge des Anhakens miteinander verknüpft
• Sollte noch keine Vorlagen enthalten sein und/oder Sie möchten eine neue Vorlage auswählen, klicken Sie oberhalb rechts der Tabelle auf den Button „Neue Vorlage hochladen“. In dem sich nun öffnenden Dialogfenster, können Sie ein beliebiges PDF-Dokument (*.pdf) als Fax-Vorlage hochladen, welches eine Größe von bis zu 10MB umfassen kann.
  (siehe hierzu auch: 5.2 Dokumente hochladen)
• Die Pflege bzw. Administrierung der Vorlagen kann auch im Funktionsbereich „Administration » Vorlagen » Fax“ durchgeführt werden. (siehe hierzu auch: 3.5.1.2 Fax)

• Die Formularseite wird nur zur Ansicht gebracht, wenn zuvor unter „Allgemein“ bei dem Parameter „Personalisierung“ der Wert „Nein" (Standard) gewählt wurde und stellt die unter dem aktuellen Benutzer-Kontext gespeicherten Adressen-Listen zur Auswahl bereit.
• In der ersten Tabellenansicht „Adressen-Listen“, werden die allgemeinen Listen-Informationen dargestellt. Die Zuordnung einer Liste zu einem Auftrag erfolgt durch Anhaken der in der jeweiligen Tabellenzeile zuvorderst stehendem Markierungsfeldes. Nach Auswahl einer Tabellenzeile werden in der darunter folgenden Tabellenansicht die Details der zuvor ausgewählten Liste angezeigt (siehe hierzu auch: 5.1 Tabellenansichten allgemein). Durch Anhaken mehrerer Dokumente, werden diese in der Reihenfolge der Auswahl miteinander verknüpft.
• Sollte noch keine Adressen-Liste enthalten sein und/oder Sie möchten eine neue Liste hinzufügen, klicken Sie oberhalb rechts der Tabelle auf den Button „Neue Liste hochladen“. In dem sich nun öffnenden Dialogfenster, können Sie ein beliebiges MS Excel kompatibles Dokument in den Formaten *.CSV, *.XLS, *.XLSX oder *.ODS als Adressen-Liste in das FAX-Portal hochladen.
  (siehe hierzu auch: 5.2 Dokumente hochladen).
• Nicht immer entsprechen die Feld-Namen der zu importierenden Adressen-Listen den benötigten Benennungen. Ein Import-Assistent unterstützt Sie bei der korrekten Importierung von Adress-Daten in das SpeedFax-Portal und stellt Ihnen zu Beginn des Import-Prozesses einen Dialog zur Überprüfung und ggf. manuellen Neuzuordnung von Feldnamen und Dateninhalten zur Verfügung.
• Die Pflege bzw. Administrierung der Vorlagen kann auch im Funktionsbereich „Administration » Vorlagen » Adressen“ durchgeführt werden. (siehe hierzu auch: 3.3.1.4 Adressen-Listen)

• Die Formularseite wird nur zur Ansicht gebracht, wenn zuvor unter „Allgemein“ bei dem Parameter „Freigabeart“ der Wert „manuell nach Vorschau" gewählt wurde und stellt die unter dem aktuellen Benutzer-Kontext gespeicherten Vorschau-Adressen-Listen ausschließlich zur Kenntnisnahme bereit.
• Die Adressen-Vorschau-Listen definieren eine kleine Gruppe von Fax-Adressen, an die vor Verarbeitung des eigentlichen Haupt-Auftrags eine Fax-Vorschau zur Qualitätskontrolle zugesendet wird. (siehe hierzu auch: 4.2 Vorschau-Fax erstellen)
• Die Festlegung, welche Adressen-Liste zur Vorschau Verwendung finden, kann nur über den Funktionsbereich „Administration » Vorlagen » Adressen“ durchgeführt werden. (siehe hierzu unbedingt: 3.3.1.4 Adressen-Listen)

• Die Formularseite „Abschluss“ wird bei der Auftrag-Erstellung als letzten Schritt zur Ansicht gebracht und beinhaltet u.a. die zusammengefassten Auftrag-Parameter inkl. vorab Kostenschätzung.
• Bei der Schätzung der Kosten wird davon ausgegangen, dass alle gütigen Faxnummern auch erreicht werden können, was in der Praxis eher selten der Fall ist. Der ermittelte Auftragspreis wird daher i.d.R. nicht überschritten. Für Technik-Fans: Die Basis der Berechnung ist die Annahme einer durchschnittlichen Übertragungsgeschw. von 9600 Bit/sec und 10 Bit pro Byte (8Bit + Start- und Stopp-Bit ohne Parität) => 960 Byte/sec plus einer Zeitspanne von ca. 15s für Aufbau und Abbau der Verbindung.
• Beim Öffnen der Formularseite wird ein Fax-Display eingeblendet, welches zur Kontrolle der Fax-Vorlage und zur Qualitäts-beurteilung der gewählten Bild-Auflösung genutzt werden kann. (siehe hierzu auch: 4.3 Fax-Display) Falls das Display geschlossen wurde, kann es über den Button „Display“ wieder geöffnet werden.
• Über den Button „Kostenpflichtig bestellen“ kann der Auftrag abgeschlossen werden. Nach Erteilung des Auftrags ist dessen nachträgliche Änderung zwar nicht mehr möglich, dieser kann aber bei Bedarf z.B. über den jeweiligen Funktionsbereich „Einzel-Fax oder Massen-Fax » Offen“ wieder storniert werden. (siehe hierzu auch: 5.5 Stornieren von Fax-Aufträgen)

• Der Funktionsbereich „Administration » Vorlagen » Fax-Serie“ stellt über Tabellenansichten die Verwaltung von Fax-Serie-Vorlagen bereit. (siehe hierzu auch: 5.1 Tabellenansichten allgemein)
• Eine Fax-Serie-Vorlage dient als Container für Fax-Dokumente, die auf eine beliebig große Anzahl von Fax-Empfänger individuell abgestimmt wurde. Zur Adressierung der einzelnen Empfänger, beinhaltet der Container auch eine Fax-Adressen-Liste, in der die Dokumente mit den jeweiligen Adressen verknüpft sind.
• In der ersten Tabellenansicht „Fax-Serie-Vorlagen“, werden die allgemeinen Vorlage-Informationen dargestellt. Nach Auswahl einer Tabellenzeile, werden in der darunter folgenden Tabellenansicht die Details der zuvor ausgewählten Vorlage angezeigt. Die Details geben Auskunft über die Fax-Adressen und den mit den Adressen verknüpften personalisierten Fax-Dokumenten.
• Der Inhalte der Fax-Dokumente kann angezeigt werden, wenn in der zweiten Tabellenansicht „Details der ausgewählten Vorlage“ auf die zu Beginn einer Tabellenzeile angezeigte „ “ geklickt wird. Die gleiche Funktion kann auch durch Auswahl der Tabellenzeile und einem folgenden Klick auf den am unteren Ende der Tabelle sichtbaren Button „ Display“ erreicht werden.
• Sollte die gewünschte Vorlage noch nicht zur Auswahl bereitstehen, so ist dieses zunächst über eine eigenständige Windows Applikation (siehe hierzu auch: 4.4 Serien-Brief-Konverter) zu erstellen und anschließend in das Portal hochzuladen. Zum Hochladen Ihrer Vorlage klicken Sie auf den Button „Neue Vorlage hochladen“, rechts oberhalb der ersten Tabelle (siehe hierzu auch: 5.2 Dokumente hochladen).

• Der Funktionsbereich „Administration » Vorlagen » Fax“ stellt über Tabellenansichten die Verwaltung von Fax-Vorlagen bereit. (siehe hierzu auch: 5.1 Tabellenansichten allgemein)
• Eine Fax-Vorlage besteht im Gegensatz zur Fax-Serie-Vorlage nur aus genau einem Fax-Dokument ohne jeglicher Fax-Adressen-Zuordnung und wird in nur einer Tabellenansicht „Fax-Vorlagen“ bereits erschöpfend mit allen Vorlage-Informationen detailliert beschrieben.
• Der Inhalte der Fax-Dokumente kann angezeigt werden, wenn in der Tabellenansicht „Details der ausgewählten Vorlage“ auf die zu Beginn einer Tabellenzeile angezeigte Grafik „ “ geklickt wird. Die gleiche Funktion kann auch durch Auswahl der Tabellenzeile und einem folgenden Klick auf den am unteren Ende der Tabelle sichtbaren Button „ Display“ erreicht werden.
• Sollte die gewünschte Vorlage noch nicht zur Auswahl bereitstehen, so ist dieses zunächst in das Portal hochzuladen. Zum Hochladen Ihrer Vorlage klicken Sie auf den Button „Neue Vorlage hochladen“, rechts oberhalb der ersten Tabelle (siehe hierzu auch: 5.2 Dokumente hochladen).

• Der Funktionsbereich „Administration » Vorlagen » Adressen“ stellt über Tabellenansichten die Verwaltung von Adressen-Listen bereit. (siehe hierzu auch: 5.1 Tabellenansichten allgemein)
• Eine Adressen-Liste beinhaltet alle Fax-Adressen, an die eine potenzielle Fax-Vorlage gesendet werden soll und darf bis zu 25.000 Adressen beinhalten.
• In der ersten Tabellenansicht „Adressen-Listen“, werden die allgemeinen Vorlage-Informationen dargestellt. Nach Auswahl einer Tabellenzeile, werden in der darunter folgenden Tabellenansicht die Details der zuvor ausgewählten Liste angezeigt. Die Details geben Auskunft über die Fax-Adressen, mit den jeweiligen Fax-Nummern und weiteren Adressdaten, wie z.B. Referenz-Code, Firma, Ort etc.
• Sollte die gewünschte Adressen-Liste noch nicht zur Auswahl bereitstehen, so ist diese zunächst in das Portal hochzuladen. Zum Hochladen Ihrer Vorlage klicken Sie auf den Button „Neue Liste hochladen“, rechts oberhalb der ersten Tabelle. (siehe hierzu auch: 5.2 Dokumente hochladen)
• Noch während des Adressen-Imports, werden die zu importierenden Fax-Nummern geprüft, ob für deren Rufnummer-Zonen evtl. keine entsprechenden Fax-Tarife verfügbar sind oder diese evtl. in Robinson-Listen auftauchen (siehe hierzu auch: 5.7 Robinson) und dadurch als gesperrt deklariert sind. Das Ergebnis dieser Prüfung kann den Spalten „Tarifzone“ und „Status“ der Tabellenansicht „Details der ausgewählten Liste“ entnommen werden. Diese Prüfung, kann auch nachträglich durch einen Klick auf die Button-Grafik „ “ am unteren linken Ende der Tabelle wiederholt werden.

• Der Funktionsbereich „Administration » Vorlagen » Robinson“ stellt über Tabellenansichten die Verwaltung von Adressen-Listen bereit, deren Fax-Nummern als gesperrt gelten sollen. (siehe hierzu auch: 5.1 Tabellenansichten allgemein)
• Diese besonderen Adressen-Listen, werden von den Benutzern mit Admin-Rechten gepflegt und gelten ausschließlich für den jeweils eigenen sowie aller anderen Benutzer-Kontexte, die demselben Mandanten zugeordnet sind. Sie verhindern, dass Benutzer des jeweiligen Mandanten Faxe an gesperrten Fax-Adressen senden können.
• In der ersten Tabellenansicht „Adressen-Listen“, werden die allgemeinen Listen-Informationen dargestellt. Nach Auswahl einer Tabellenzeile, werden in der darunter folgenden Tabellenansicht die Details der zuvor ausgewählten Liste angezeigt. Die Details geben Auskunft über die Fax-Adressen, mit den jeweiligen Fax-Nummern und weiteren Adressdaten, wie z.B. Referenz-Code, Firma, Ort etc.
• Sollte die gewünschte Adressen-Liste noch nicht zur Auswahl bereitstehen, so ist diese zunächst in das Portal hochzuladen. Zum Hochladen Ihrer Liste klicken Sie auf den Button „Neue Liste hochladen“, rechts oberhalb der ersten Tabelle (siehe hierzu auch: 5.2 Dokumente hochladen)
• Wichtige Anmerkung: Das SpeedFAX-Portal verfügt auch über eine für alle Nutzer geltende Robinson-Liste die ausschließlich von der Portal-System-Administration gepflegt wird und von einem regulären Portal-Nutzer aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht einsehbar ist. (siehe hierzu auch: 5.7 Robinson-Liste)

• Fax Sender-Kennung: (*)
  
  Diese Kennung wird zur Identifikation des Absenders an das Ziel-Faxgerät übermittelt (max. 20 Zeichen).
• Fax Sender-Info: (*)
  
  Diese Info wird dem zu sendenden Fax als Kopf-Zeile vorangestellt.
  (max. 75 Zeichen Mögliche Platzhalter: %1 = Sende-Zeitpunkt, %2 = Sender-Kennung
• Report per Mail:
  
  Die hier angegebene Mail-Adresse wird, falls über das Auswahlfeld „ja/nein“ aktiviert, für den Versand eines Auftrag-Reports verwendet. Ein Report wird gesendet, wenn sich der Status eines Auftrags relevant ändert. (z.B. 'abgeschlossen'). Falls nicht angegeben, wird alternativ die Login-Mailadresse verwendet.
  
  Über den Button „sende Test-Mail“, kann zur Verifizierung an die angegebene Mail-Adresse eine Test-Mail versendet werden, die i.d.R nach wenigen Sekunden beim Empfänger eintreffen sollte.
  
  Über eine Matrix von Auswahl-Feldern, getrennt für Einzel-Fax und Massen-Fax, kann für jedes Reportereignis die Aktivierung einer Report-Mail und deren Umfang eingestellt werden.
• Fax Sendezeiten: (*)
  
  Die hier angegebenen Zeitbereiche pro Wochentag stellen bei Aktivierung der jeweiligen CheckBox gültige Sendezeiträume als zeitliche Einschränkung für den Fax-Versand dar.
  Der Versand erfolgt nur innerhalb eines gültigen Zeitbereichs [von] < [bis].
  Z.B. erfolgt bei Angabe von [00:00] - [00:00] kein Versand für den jeweiligen Wochentag.
  
  Außerhalb dieser aktivierten Zeiträume pausiert der Fax-Versand.
  Ohne Aktivierung besteht für den jew. Wochentag auch keine zeitliche Einschränkung!

• Fax Sender:
  
  Definiert, ob die „Fax Sender“- Einstellungen der Mandant vorgibt oder der Benutzer diese selber einstellen kann.
• Fax Sender-Kennung: (*) (…siehe Abschnitt „Benutzer“)
• Fax Sender-Info: (*) (…siehe Abschnitt „Benutzer“)
• Fax Länder-Vorwahl:
  
  Diese Länder-Vorwahl wird als Standard für den Import von Adress-Listen mit Fax-Nummern ohne Ländervorwahl verwendet. (Ohne führende „00“, Bsp.: „49“ für Deutschland)
• Fax Sendezeiten: (*)

• Guthaben. (Prepaid) (*)
  
  Falls gesetzt und damit aktiv, werden von diesem Guthaben die Kosten der Aufträge abgezogen.
• Kostenlimit (generell, ähnlich wie bei Guthaben) (*)
  
  Das Limit stellt die Obergrenze von allen aktuell angefallenen und noch nicht abgerechneten Auftragskosten dar.
  Falls nicht angegeben, wird die Standard-Obergrenze verwendet.
• Kostenlimit pro Auftrag. (*)
  
  Das Limit stellt die Obergrenze der Kosten eines Auftrages dar. Falls nicht angegeben, wird die Standard-Obergrenze verwendet.

* Generell gilt:
Aufträge, deren erwartete Kosten ein aktives Guthaben oder die Kostenlimits überschreiten würden, können nicht eingestellt werden!